Działalność bez rejestracji – czy i jak prowadzić ewidencję kosztów i przychodów?

Witajcie,

Informacji na temat działalności nieewidencjonowanej ciąg dalszy. W poprzednim wpisie (tutaj) dokładnie omówiliśmy definicję działalności nierejestrowanej oraz warunki, które należy spełnić, aby uznać, że taką działalność prowadzimy. Szczegółowo zapoznaliśmy się z kwestiami podatkowymi dotyczącymi omawianego zagadnienia. Mimo, iż większość wypowiadających się na ten temat osób, nazywa taką formę pracy działalnością nieewidencjonowaną, to powstaje pytanie czy oby na pewno nie musimy prowadzić żadnej ewidencji?

W jaki sposób wiedzieć ile zarobiliśmy i czy nie przekroczyliśmy progu uprawniającego do prowadzenia tego typu działalności albo na jakiej podstawie wyliczyć podatek PIT? Z poprzedniego wpisu wiemy, że na gruncie ustawy Prawo Przedsiębiorców działalność nierejestrowana to nie działalność gospodarcza, a osoby zajmujące się taka działalnością nie są przedsiębiorcami. Jednak zgodnie z ustawą VAT i odmiennymi definicjami prowadzenie działalności nierejestrowanej, po spełnieniu określonych przesłanek będzie uznawane za działalność gospodarczą i mimo zwolnienia podmiotowego (podmioty, których przychody w ciągu roku nie przekroczyły kwoty 200 000 zł), to zgodnie z art. 109 VAT osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą zobowiązane do prowadzenia dziennej, uproszczonej ewidencji sprzedaży.

Jak prawidłowo powinno wyglądać prowadzenie działalność nierejestrowanej?

Ustawa z dnia z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, mówiąca w art. 5 o działalności bez rejestracji  w żaden konkretny sposób nie reguluje kwestii dokumentowania, czy wykazywania przychodu z tytułu działalności bez rejestracji, ale już dla samych celów dowodowych warto jakąś dokumentację mieć.

1.Dokumentowanie zapłaty.

Przepisy nie określają, czy podatnik prowadzący działalność nieewidencjonowaną powinien zapłatę otrzymywać w formie bezgotówkowej na konto, czy może otrzymywać środki do ręki.

  • Dla celów dowodowych najlepszą formą zapłaty będą wpłaty  otrzymywane na konto. Możemy bowiem w każdej chwili wydrukować potwierdzenie przelewu ze wszystkimi potrzebnymi szczegółami.
  • Gdy odbieramy gotówkę do ręki, w celu potwierdzenia otrzymania zapłaty możemy sporządzić zwykły dokument potwierdzający odebranie środków pieniężnych. Pokwitowanie powinno zawierać co najmniej dane stron, datę i kwotę.

2. Zgodnie z ogólnymi przepisami, możemy wydawać swoim klientom i kontrahentom rachunki opiewające na otrzymane kwoty.

Rachunek musi zawierać:

  • numer (można numerować kolejno, zaczynając od 1),
  • datę wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • nazwę usługi,
  • kwotę do zapłaty.

3. Na podstawie wystawionych rachunków, kwoty przychodów możemy następnie ująć w zbiorczym zestawieniu w postaci uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

4. Ewidencja taka może być prowadzona w dowolnej formie – na kartce papieru bądź w formie tabelki w Excelu.

5. Zestawienie takie będzie ostatecznie bazą do określenia  np. podstawy opodatkowania i obliczenia należnego podatku dochodowego oraz określenia kwoty przychodu i sprawdzenia, czy nie przekroczyliśmy limitu uprawniającego do prowadzenia działalności bez rejestracji.

6.Osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną jest podatnikiem VAT – czynnym lub zwolnionym (o czym pisałam w poprzednim wpisie) i w związku z tym ma prawo wystawiać faktury.

Zgodnie z § 3 pkt 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną powinna zawierać:

  1. datę wystawienia,
  2. numer kolejny,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  5. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  6. cenę jednostkową towaru lub usługi,
  7. kwotę należności ogółem.

UWAGA! Faktury możemy wystawiać, ale NIE MUSIMY.

Na mocy art. 109 ust. 1 ustawy o VAT osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną będzie zobowiązana jedynie prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży za dany dzień, co ma gwarantować legalność przychodów.

Wzory dokumentów.

Prowadząc działalność nierejestrowaną możemy stosować własne zapiski, dokumenty, tabelki lub korzystać z dostępnych w internecie wzorów rachunków, ewidencji czy faktur. Są też specjalne programy pomagające wygenerować tego typu pliki. W razie jakichkolwiek wątpliwości czy pytań zapraszam do kontaktu.

W kolejnym wpisie postaram się Wam przybliżyć zagadnienie odpowiedzialności cywilnej. Brak rejestracji w CEIDG nie zwalnia bowiem osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną z odpowiedzialności w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego (np. przy prowadzeniu sprzedaży online warto zwrócić uwagę na takie kwestie jak prawo nabywcy do zwrotu i reklamacji). Serdecznie zapraszam do śledzenia wpisów na blogu i komentowania. Miłego dnia!

 

Działalność nierejestrowana – czy młode mamy skorzystają z tego rozwiąznia?

Witajcie!

Czy są tu mamy, które marzą o własnej działalności gospodarczej, ale nie wiedzą, czy ich pomysł biznesowy okaże się trafiony i czy znajdą odpowiednią ilość klientów, aby zarobić na opłaty, składki ZUS, podatki oraz by „coś” zostało w kieszeni? A może są tu mamy, które szyją ubranka dla dzieci lub chusty i sprzedają po cichu, jedynie koleżankom, działają w szarej strefie, bo gdyby miały założyć działalność, to musiałyby do tego interesu dopłacić? Domowe fryzjerki, kosmetyczki, pracujące z dzieckiem przy boku? A mamy – studentki udzielające korepetycji?

Mam dla Was dobrą wiadomość! Od dziś, tj. 30 kwietnia 2018 roku możecie legalnie działać i zarabiać (a raczej dorabiać, ale o tym za chwilę). Dziś bowiem weszły w życie przepisy, które umożliwiają prowadzenie tzw. działalności nieewidencjonowanej. Na czym taka działalność polega i jakie warunki musimy spełnić by z tej działalności skorzystać?

Definicja działalności nierejestrowanej.

Działalność nieewidencjonowana, działalność nierejestrowa i działalność nierejestrowana – te trzy nazwy funkcjonują w rozmowach publikacjach, artykułach. Oznaczają one niskoprzychodową aktywność gospodarczą, która nie podlega obowiązkowi rejestrowania w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Działalność nierejestrowa to działalność, która nosi wszelkie cechy działalności gospodarczej, ale ze względu na wysokość przychodów, osobę wykonującego działalność i staż nie jest uznawana za działalność gospodarczą w rozumieniu Prawo Przedsiębiorców.

Zgodnie bowiem z art. 5 Prawa Przedsiębiorców, działalność nieewidencjonowana, to działalność, która nie podlega obowiązkowi rejestracji w przypadku, gdy miesięczny przychód należny z takiej działalności nie przekracza kwoty 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Limit uprawniający do zwolnienia z rejestracji będzie więc inny w każdym roku i każdorazowo zależny od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Aktualnie minimalna pensja wynosi 2100 zł, w związku z czym w 2018 roku limit będzie równy kwocie 1050 zł. Działalność nie będzie musiała być zatem rejestrowana tak długo, jak miesięczny przychód nie przekroczy kwoty 1050 zł.

Przykład: Załóżmy, że w maju 2018r. mama X sprzeda dwie chusty tkane po 200 zł za sztukę. Zarobi 400 zł. W czerwcu sprzeda 4 – 800 zł, w lipcu 3 – 600 zł, w sierpniu 6 – 1200 zł, we wrześniu 3 – 600 zł.  W powyższym przykładzie mama X po sprzedaży 6 chusty w sierpniu będzie zobowiązana założyć działalność gospodarczą, ponieważ przekroczy próg 1050 zł i niestety bez znaczenia będzie fakt, że prawdopodobnie w następnych miesiącach nie przekroczy tego progu. Już jednorazowe przekroczenie limitu powoduje obligatoryjny obowiązek zgłoszenia działalności gospodarczej do CEIDG.

Warunki, które trzeba spełnić, aby móc prowadzić działalność nieewidencjonowaną.

1.Warunek finansowy.

Limit kwoty został częściowo omówiony w poprzednim akapicie. W 2018 roku jest to 1050 zł. Problematyczne może być jednak wyliczenie owego limitu.

Ustawa zakłada, że warunek finansowy zostanie zachowany, jeżeli PRZYCHÓD NALEŻNY nie przekroczy określonej kwoty. Przychód należny to zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Są to więc należności, które osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna otrzymać od swojego kontrahenta w zamian za wykonane usługi lub dostarczone towary.

Przykład: Mama X (z poprzedniego przykładu) sprzeda w sierpniu 6 chust, ale otrzyma zapłatę tylko za 4. Za pozostałe 2 zgodnie z podpisanymi umowami zapłatę ma dostać w pierwszym tygodniu września. Niestety, zgodnie z definicją przychodu należnego nie ma to znaczenia i będziemy musieli uznać, że sprzedała w sierpniu 6 chust, a jej przychód należny to 1200 zł. Przekroczy więc próg 1050 zł.

Przy ustalaniu przychodu należnego nie mają znaczenia ponoszone przez nas koszty prowadzenia działalności nierejestrowanej. Jedyne co możemy „odliczyć”, uwzględnić, WYŁĄCZYĆ przy liczeniu przychodu należnego to wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

2.Warunek samodzielności i bycia osobą fizyczną.

Zwolnienie z rejestracji przysługuje wyłącznie osobom fizycznym, podejmującym działalność w sposób samodzielny. Nie możemy prowadzić działalności nierejestrowanej w formie spółki cywilnej. Prowadzenie takiej działalności w formie spółki cywilnej mogłoby powodować „obejście” limitu 1050 zł. (przychód byłby dzielony na dwie osoby).

3. Warunek czystej karty.

Osoba, która obecnie prowadzi już działalność gospodarczą, nie będzie mogła skorzystać z przywileju działalności nieewidencjonowanej. Działalność nierejestrowa jest możliwa wyłącznie dla osób, które przez ostatnie 60 miesięcy (5 lat) nie prowadziły firmy. Mowa o działalności gospodarczej i spółce cywilnej. Spółki prawa handlowego (sp. z o.o., akcyjna, jawna) mają inną osobowość prawną, więc będąc wspólnikiem lub członkiem zarządu, nadal możemy prowadzić działalność nieewidencjonowaną. Dodatkowo, samodzielnie.

Ustawodawca wprowadził jednak tzw. okres przejściowy. Na podstawie przepisu przejściowego (art. 195) z przywileju działalności nierejestrowanej będą mogły skorzystać osoby, które: w okresie 12 miesięcy przed dniem wejścia w życie ustawy (…) nie były wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (…) nawet jeżeli w okresie ostatnich 60 miesięcy przed dniem wejścia w życie tej ustawy wykonywały działalność gospodarczą. 

Ustawa wyklucza więc z przywileju jedynie te osoby, które obecnie prowadzą działalność gospodarczą oraz te, które prowadziły taką działalność po 30 kwietnia 2017 roku.

4. Warunek rodzaju działalności.

Ostatnim warunkiem prowadzenia działalności bez rejestracji jest prowadzenie działalności niereglamentowanej. Czyli takiej, która nie wymaga uzyskania:

  • koncesji,  (sprzedaż alkoholu, sprzedaż broni i materiałów wybuchowych, ochrona osób i mienia, poszukiwanie złóż kopalin, dystrybucja energii i paliw, budowa autostrad płatnych, przewóz lotniczy).
  • pozwoleń (wyrób wina, produkcja wyrobów tytoniowych, prowadzenie aptek).
  • licencji (działalność do której wykonywania potrzebne jest posiadanie kwalifikacji i uprawnień zawodowych np. zdany egzamin czy wykupione ubezpieczenie OC).

Regulacje dotyczące różnych działalności są jak widać w polskim prawie bardzo szerokie, a wolność działania ograniczona. W tym zakresie nowe ustawy nie wprowadzają zmian.

ZUS

W tym przypadku sprawa jest prosta. Osoba spełniająca warunki do skorzystania z działalności nieewidencjonowanej, nie posiada tytułu ubezpieczenia, w związku z czym nie podlega obowiązkowi ubezpieczeń. Oznacza to, że osoba wykonująca działalność nierejestrowaną nie opłaca żadnych składek na ubezpieczenie społeczne, ani zdrowotne.

Podatki.

W tym przypadku sprawa nie jest już taka łatwa i przyjemna, jak ze składkami do ZUS.

  1. Obowiązek podatkowy. Brak zarejestrowanej działalności gospodarczej nie oznacza, że uzyskiwane przez nas dochody są zwolnione z opodatkowania.
  2. Obowiązek ewidencji. Pojęcie działalności nieewidencjonowanej odnosi się do braku wpisu w ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), nie zaś do braku ewidencji księgowych. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest zatem zobowiązana do ewidencjonowania uzyskanych przychodów (oraz ewentualnie poniesionych kosztów) i odprowadzenia z tego tytułu należnego podatku dochodowego. (PIT)
  3. Zaliczki na podatek? Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, zgodnie z ustawą nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest więc zobowiązana do odprowadzania miesięcznych zaliczek na PIT.
  4. Rozliczenie roczne. Zaliczek nie musimy wpłacać, ale uzyskane w ciągu roku zarobki będziemy musieli wykazać w rozliczeniu rocznym (wraz z innymi dochodami osobistymi) w rubryce przychody z innych źródeł.
  5. Zasady opodatkowania. Zarobki z działalności nieewidencjonowanej podlegać będą opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Oznacza to, że zastosowanie będzie tu mieć skala podatkowa (stawki PIT w wysokości 18%). Niemożliwe jest zastosowanie stawki liniowej w wysokości 19%.
  6. Koszty prowadzenia działalności. Jest to kwestia nie wynikającą wprost z istniejących przepisów, przez co może sprawiać problemy. Wątpliwe jest bowiem czy opodatkowaniu podlegać będzie uzyskany przychód, czy też przychód pomniejszony o koszty (dochód). Myślę, że przy ustalaniu wysokości podatku, będziemy mogli uwzględnić koszty działalności.

Zwracam jednak uwagę, że kwestia uwzględnienia kosztów odnosi się jedynie do ustalenia podstawy opodatkowania, nie zaś do wyznaczenia limitu uprawniającego do wykonywania działalności nierejestrowanej. W tym drugim przypadku, limit ustalany jest bezwzględnie w oparciu o sam tylko przychód  należny, o czym pisałam wyżej. Rozbieżności w ustalaniu kwot, kosztów, przychodu czy dochodu wynikają z tego, że mamy tu dwie różne ustawy i dwie różne kwestie. Prawo przedsiębiorców i definicja działalności nierejestrowanej oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych i należny podatek. Jeśli odpowiednie organy wydadzą na temat kosztów interpretacje podatkowe sytuacja stanie się jaśniejsza.

VAT

Kolejną kwestią, która pojawia się przy okazji rozważań nad działalnością nierejestrowaną, jest kwestia podatku od towarów i usług. Czy osoba prowadząca taką działalność będzie zobowiązana do comiesięcznego rozliczania podatku VAT?

  1. Definicja działalności gospodarczej w VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług ma własną definicję działalności gospodarczej i podobnie jak w przypadku PIT mogą pojawiać się wątpliwości. Definicja z ustawy o podatku VAT obejmuje również osoby, które będą – zgodnie z ustawą Prawo Przedsiębiorców – prowadzą działalność nieewidencjonowaną. W konsekwencji osoby te powinny być uznane za podatników podatku VAT (oczywiście jeśli będą  spełniać pozostałe ustawowe warunki).
  2. Artykuł 15 ust. 2 ustawy o VAT, wskazuje bowiem, że działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
  3. Zwolnienie. Art. 113 ustawy o podatku VAT wskazuje, że podmioty których przychody w ciągu roku nie przekroczyły kwoty 200 tys. zł są podmiotowo zwolnione z podatku VAT.
  4. Brak obowiązku składania deklaracji VAT oraz wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego.
  5. Jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, nie dokona dobrowolnego zgłoszenia do VAT, nie będzie podlegać temu podatkowi.

UWAGA! Art. 109 zobowiązuje korzystających ze zwolnienia podatników do prowadzenia dziennej, uproszczonej ewidencji sprzedaży. I prawdopodobnie taka właśnie ewidencja będzie narzędziem służącym do kontroli legalności działań podatników zajmujących się działalnością nierejestrową.

Kochani, to wszystko na dziś.

Temat działalności nierejestrowanej jest nowy, obszerny i ważny, zwłaszcza dla mam, dlatego postanowiłam podzielić go na kilka części, tak by lepiej było Wam przyswoić informację.

Odpowiedź na pytania:

  • Co się dzieje, kiedy przekroczymy limit uprawniający do prowadzenia działalności nieewidencjonowanej?
  • W jaki sposób prowadzić ewidencję kosztów i przychodów? W jaki sposób wystawiać rachunki i podpisywać umowy z klientami?
  • Czy mamy przebywające na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym mogą prowadzić działalność nierejestrowaną?
  • Czy można jednocześnie pobierać zasiłek macierzyński lub kosiniakowe i uzyskiwać przychód z tego typu działalności?
  • Czy przychód uzyskany z działalności nierejestrowej będzie miał wpływ na prawo do stypendium, które pobiera mama studentka?

… już w kolejnych wpisach! Zapraszam do śledzenia bloga.

Bibliografia.

  1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646).
  2. Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. z 2015 r. poz. 114 ze zm.).
  3. https://zus.pox.pl/zus/dzialalnosc-nierejestrowana-wszystko-co-musisz-o-niej-wiedziec-pit-vat-zus.htm
  4. http://www.strefabiznesu.pl/wiadomosci/a/od-dzis-30-kwietnia-obowiazuja-przepisy-konstytucji-biznesu-pol-roku-mozna-nie-placic-skladek-zus,13137602/
  5. http://www.niepoddawajsie.pl/dzialalnosc-nierejestrowana/
  6. https://www.infakt.pl/blog/jak-bedzie-wygladac-dzialalnosc-bez-rejestracji/
  7. https://www.infakt.pl/blog/jak-dokumentowac-sprzedaz-w-dzialalnosci-bez-rejestracji/
  8. https://www.mala-firma.pl/dla-poczatkujacych/zakladanie-firmy/647-dzia%C5%82alno%C5%9B%C4%87-nierejestrowana-%E2%80%93-kiedy-trzeba-za%C5%82o%C5%BCy%C4%87-firm%C4%99
  9. https://mamopracuj.pl/swiadczenie-rodzicielskie-kosiniakowe-a-praca-zarobkowa