Działalność bez rejestracji – czy i jak prowadzić ewidencję kosztów i przychodów?

Witajcie,

Informacji na temat działalności nieewidencjonowanej ciąg dalszy. W poprzednim wpisie (tutaj) dokładnie omówiliśmy definicję działalności nierejestrowanej oraz warunki, które należy spełnić, aby uznać, że taką działalność prowadzimy. Szczegółowo zapoznaliśmy się z kwestiami podatkowymi dotyczącymi omawianego zagadnienia. Mimo, iż większość wypowiadających się na ten temat osób, nazywa taką formę pracy działalnością nieewidencjonowaną, to powstaje pytanie czy oby na pewno nie musimy prowadzić żadnej ewidencji?

W jaki sposób wiedzieć ile zarobiliśmy i czy nie przekroczyliśmy progu uprawniającego do prowadzenia tego typu działalności albo na jakiej podstawie wyliczyć podatek PIT? Z poprzedniego wpisu wiemy, że na gruncie ustawy Prawo Przedsiębiorców działalność nierejestrowana to nie działalność gospodarcza, a osoby zajmujące się taka działalnością nie są przedsiębiorcami. Jednak zgodnie z ustawą VAT i odmiennymi definicjami prowadzenie działalności nierejestrowanej, po spełnieniu określonych przesłanek będzie uznawane za działalność gospodarczą i mimo zwolnienia podmiotowego (podmioty, których przychody w ciągu roku nie przekroczyły kwoty 200 000 zł), to zgodnie z art. 109 VAT osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą zobowiązane do prowadzenia dziennej, uproszczonej ewidencji sprzedaży.

Jak prawidłowo powinno wyglądać prowadzenie działalność nierejestrowanej?

Ustawa z dnia z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, mówiąca w art. 5 o działalności bez rejestracji  w żaden konkretny sposób nie reguluje kwestii dokumentowania, czy wykazywania przychodu z tytułu działalności bez rejestracji, ale już dla samych celów dowodowych warto jakąś dokumentację mieć.

1.Dokumentowanie zapłaty.

Przepisy nie określają, czy podatnik prowadzący działalność nieewidencjonowaną powinien zapłatę otrzymywać w formie bezgotówkowej na konto, czy może otrzymywać środki do ręki.

  • Dla celów dowodowych najlepszą formą zapłaty będą wpłaty  otrzymywane na konto. Możemy bowiem w każdej chwili wydrukować potwierdzenie przelewu ze wszystkimi potrzebnymi szczegółami.
  • Gdy odbieramy gotówkę do ręki, w celu potwierdzenia otrzymania zapłaty możemy sporządzić zwykły dokument potwierdzający odebranie środków pieniężnych. Pokwitowanie powinno zawierać co najmniej dane stron, datę i kwotę.

2. Zgodnie z ogólnymi przepisami, możemy wydawać swoim klientom i kontrahentom rachunki opiewające na otrzymane kwoty.

Rachunek musi zawierać:

  • numer (można numerować kolejno, zaczynając od 1),
  • datę wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • nazwę usługi,
  • kwotę do zapłaty.

3. Na podstawie wystawionych rachunków, kwoty przychodów możemy następnie ująć w zbiorczym zestawieniu w postaci uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

4. Ewidencja taka może być prowadzona w dowolnej formie – na kartce papieru bądź w formie tabelki w Excelu.

5. Zestawienie takie będzie ostatecznie bazą do określenia  np. podstawy opodatkowania i obliczenia należnego podatku dochodowego oraz określenia kwoty przychodu i sprawdzenia, czy nie przekroczyliśmy limitu uprawniającego do prowadzenia działalności bez rejestracji.

6.Osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną jest podatnikiem VAT – czynnym lub zwolnionym (o czym pisałam w poprzednim wpisie) i w związku z tym ma prawo wystawiać faktury.

Zgodnie z § 3 pkt 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną powinna zawierać:

  1. datę wystawienia,
  2. numer kolejny,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  5. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  6. cenę jednostkową towaru lub usługi,
  7. kwotę należności ogółem.

UWAGA! Faktury możemy wystawiać, ale NIE MUSIMY.

Na mocy art. 109 ust. 1 ustawy o VAT osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną będzie zobowiązana jedynie prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży za dany dzień, co ma gwarantować legalność przychodów.

Wzory dokumentów.

Prowadząc działalność nierejestrowaną możemy stosować własne zapiski, dokumenty, tabelki lub korzystać z dostępnych w internecie wzorów rachunków, ewidencji czy faktur. Są też specjalne programy pomagające wygenerować tego typu pliki. W razie jakichkolwiek wątpliwości czy pytań zapraszam do kontaktu.

W kolejnym wpisie postaram się Wam przybliżyć zagadnienie odpowiedzialności cywilnej. Brak rejestracji w CEIDG nie zwalnia bowiem osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną z odpowiedzialności w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego (np. przy prowadzeniu sprzedaży online warto zwrócić uwagę na takie kwestie jak prawo nabywcy do zwrotu i reklamacji). Serdecznie zapraszam do śledzenia wpisów na blogu i komentowania. Miłego dnia!