Biznes i macierzyństwo? Działalność nierejestrowana – faktury, rachunki i ewidencja sprzedaży.

W poprzednim wpisie (tutaj) dokładnie omówiłam definicję działalności nierejestrowanej oraz warunki, które należy spełnić, aby uznać, że taką działalność prowadzimy. Szczegółowo zapoznałam Was z kwestiami podatkowymi dotyczącymi omawianego zagadnienia. Mimo, iż większość wypowiadających się na ten temat osób, nazywa taką formę pracy działalnością nieewidencjonowaną, to powstaje pytanie – czy oby na pewno nie musimy prowadzić żadnej ewidencji?

  • W jaki sposób wiedzieć ile zarobiliśmy i czy nie przekroczyliśmy progu uprawniającego do prowadzenia działalności bez rejestracji?

  • Na jakiej podstawie wyliczyć podatek do zapłacenia w przypadku, gdy prowadzimy działalność bez rejestracji?

Z poprzedniego wpisu wiemy, że na gruncie ustawy Prawo Przedsiębiorców działalność nierejestrowana to nie działalność gospodarcza, a osoby zajmujące się taka działalnością nie są przedsiębiorcami. Jednak zgodnie z ustawą VAT i odmiennymi definicjami prowadzenie działalności nierejestrowanej, po spełnieniu określonych przesłanek będzie uznawane za działalność gospodarczą i mimo zwolnienia podmiotowego (podmioty, których przychody w ciągu roku nie przekroczyły kwoty 200 000 zł), to zgodnie z art. 109 VAT osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą zobowiązane do prowadzenia dziennej, uproszczonej ewidencji sprzedaży.

Jak prawidłowo powinno wyglądać prowadzenie działalność nierejestrowanej?

Ustawa z dnia z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, mówiąca w art. 5 o działalności bez rejestracji w żaden konkretny sposób nie reguluje kwestii dokumentowania, czy wykazywania przychodu z tytułu działalności bez rejestracji, ale już dla samych celów dowodowych warto jakąś dokumentację mieć.

Dokumentowanie zapłaty.

1. Przepisy nie określają, czy podatnik prowadzący działalność nieewidencjonowaną powinien zapłatę otrzymywać w formie bezgotówkowej na konto, czy może otrzymywać środki do ręki.

  • Dla celów dowodowych najlepszą formą zapłaty będą wpłaty  otrzymywane na konto. Możemy bowiem w każdej chwili wydrukować potwierdzenie przelewu ze wszystkimi potrzebnymi szczegółami.
  • Gdy odbieramy gotówkę do ręki, w celu potwierdzenia otrzymania zapłaty możemy sporządzić zwykły dokument potwierdzający odebranie środków pieniężnych. Pokwitowanie powinno zawierać co najmniej dane stron, datę i kwotę.

2. Ewidencja taka może być prowadzona w dowolnej formie – na kartce papieru bądź w formie tabelki w Excelu.

3. Zestawienie takie będzie ostatecznie bazą do określenia  np. podstawy opodatkowania i obliczenia należnego podatku dochodowego oraz określenia kwoty przychodu i sprawdzenia, czy nie przekroczyliśmy limitu uprawniającego do prowadzenia działalności bez rejestracji.

4. Osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną jest podatnikiem VAT – czynnym lub zwolnionym (o czym pisałam w poprzednim wpisie) i w związku z tym ma prawo (a w niektórych sytuacjach – obowiązek) wystawiać faktury.

5. Na mocy art. 109 ust. 1 ustawy o VAT osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną będzie zobowiązana jedynie prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży za dany dzień, co ma gwarantować legalność przychodów.

Wzory dokumentów.

Prowadząc działalność nierejestrowaną możemy stosować własne zapiski, dokumenty, tabelki lub korzystać z dostępnych w internecie wzorów rachunków, ewidencji czy faktur. Są też specjalne programy pomagające wygenerować tego typu pliki.

Co powinna zawierać faktura wystawiona przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną?

Zgodnie z § 3 pkt 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną powinna zawierać: 

A. Jeśli jest podatnikiem zwolnionym z VAT.

  • datę wystawienia,
  • numer kolejny,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • kwotę należności ogółem.

B. Jeśli jest podatnikiem VAT.

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
    kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mają obowiązek wystawienia faktury?

Na jednej z facebookowych grup dla kobiet rozpoczynających prowadzenie swojego biznesu pojawiło się pytanie, które brzmiało mniej więcej tak:

Sprzedałam kilka produktów kosmetycznych, nie prowadzę działalności gospodarczej, wyszło na to, że prowadzę działalność nierejestrowaną. Dwóch klientów poprosiło mnie o przesłanie faktury. Nie wiem co robić – czy mam obowiązek wysłać im fakturę?

W większości przypadków przedsiębiorcy prowadzący działalność bez rejestracji są zwolnieni z VAT (choć nie wszyscy, o czym pisałam w artykule dostępnym tutaj).

W przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury i mówi o tym art. 106b pkt. 2 ustawy z 11 marca 2004 roku i podatku od towarów i usług, ale zgodnie z kolejnym artykułem…

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą (…)

W sytuacji, gdy klient dokona zakupu produktu lub usługi i poprosi o fakturę, to taki obowiązek trzeba spełnić.

Klient ma na zgłoszenie takiego żądania 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym towar dostarczyliśmy lub wykonaliśmy usługę albo otrzymaliśmy całość lub część zapłaty. Termin wystawienia faktury zależy od tego, kiedy klient o nią poprosił. Fakturę należy wystawić:

  • do 15.tego następnego miesiąca – jeśli klient zgłosił chęć otrzymania faktury w tym samym miesiącu, w którym dostarczono produkt lub wykonano usługę.
  • w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia – klient zgłosił chęć otrzymania faktury po miesiącu, w którym dostarczono produkt lub wykonano usługę.

Czyli osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, nie będące płatnikami czynnymi podatku VAT wystawiają fakturę tylko wtedy, gdy klient o nią poprosi?

Tak. W sytuacji, gdy wystawimy rachunek, a klient poprosi o fakturę, to taką fakturę do wcześniej wystawionego rachunku mamy obowiązek wystawić, ale fakturę  możemy wystawić także wtedy, gdy nasz klient o nią nie poprosi.

Możemy zdecydować, że wystawiamy faktury do każdej sprzedaży (co polecam, bo jest pomocne również dla nas – łatwiej prowadzić ewidencję sprzedaży i dokumentować nasza działalność nierejestrowaną).

Czy tak samo jest w przypadku, gdy jesteśmy VATowcami?

* (przeczytaj ten artykuł, by sprawdzić, czy Twoja działalność jest tą która od początku musi płacić podatek VAT – niezależnie od tego czy prowadzisz działalność nierejestrowaną czy gospodarczą).

Ustawodawca, zdecydował, że w takiej sytuacji istnieje obowiązek wystawienia faktury VAT za każdym razem i niezależnie od tego, czy ktoś o nią poprosił, dlatego to takie ważne byś na samym początku sprawdziła przepisy dotyczące przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT.

Czy osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą wystawiać rachunki?

Tak, ale…tak na prawdę nie ma większej różnicy między fakturą bez VAT a rachunkiem. Rachunek to dokument, który po 2014 roku stracił na swoim znaczeniu. Jeśli chcesz wystawiać rachunki, pamiętaj, że na rachunku powinny znaleźć się takie dane jak:

  • datę wystawienia,
  • numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy przedsiębiorcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • kwotę należności ogółem.

Czyli dokładnie to samo, co na fakturze wystawianej przez osoby, które nie są płatnikami VAT. 🙂


Skoro już wiesz, jakie dokumenty możesz (a w niektórych sytuacjach musisz) wystawiać i przekazywać klientom… czas na omówienie ewidencji sprzedaży…

I to jest jedna z pułapek działalności bez rejestracji. Podawanie w mediach informacji, bez dookreślenia. Mianowicie pisanie, że jest to działalność nieewidencjonowana. Tak – jeśli chodzi o ewidencje wpisu do CIDG, ale nie jeśli chodzi o ewidencję sprzedaży.

Zgodnie z ustawą VAT i odmiennymi definicjami prowadzenie działalności nierejestrowanej, po spełnieniu określonych przesłanek będzie uznawane za działalność gospodarczą i mimo zwolnienia podmiotowego (podmioty, których przychody w ciągu roku nie przekroczyły kwoty 200 000 zł), to zgodnie z art. 109 VAT osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą zobowiązane do prowadzenia dziennej, uproszczonej ewidencji sprzedaży.

Jak prowadzić ewidencję sprzedaży działalności nierejestrowanej?

  • Ewidencję musimy wypełniać na bieżąco – każdego dnia miesiąca, w którym dokonaliśmy sprzedaży. 
  • W dniu, w którym nie mieliśmy sprzedaży możemy zostawić pustą rubrykę lub wpisać zero, ewentualnie zupełnie pomijamy ten dzień w swojej ewidencji. Osobiście polecam wpisywać – zero.
  • Sumujemy wszystkie transakcje z danego dnia.
  • W ewidencji sprzedaży wpisujemy sumę całej sprzedaży osiągniętej w danym dniu.

Jak wygląda ewidencja sprzedaży?

Nie ma jednego wzoru takiej ewidencji. Obowiązujące przepisy nic nie mówią, jak dokładnie ma wyglądać takie zestawienie w przypadku działalności nierejestrowej i w jakiej formie należy je prowadzić.

  • Ewidencję możemy prowadzić w formie papierowej lub elektronicznie.
  • Nie potrzebujemy żadnych sformalizowanych druków.
  • To może być też zwykły zeszyt, w którym narysujesz sobie potrzebną tabelę i będziesz ja odpowiednio uzupełniać.

Pamiętaj jednak, że w takiej ewidencji kilka elementów jest obowiązkowych. Są to:

  • liczba porządkowa wpisu (czyli kolejny numer)
  • data uzyskania przychodu
  • kwota przychodu osiągnięta w danym dniu
  • dodatkowo możemy dodać: kwotę sprzedaży – suma przychodu z całego miesiąca oraz i suma przychodu z całego roku.

Czy musimy sami przygotowywać faktury, rachunki i ewidencję sprzedaży?

  • Możemy skorzystać z darmowych programów dostępnych na: Useme, Fakturowania, iFirma
  • Możesz przygotować dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej.
  • Możesz przygotować wszystkie dokumenty sama pamiętając o obowiązkowych elementach.
  • Możesz dodać oznaczenia indywidualne – np. nazwę marki, logo.

Możesz również skorzystać z moich wzorów. Wystarczy, że wypełnisz poniższy formularz, a prześlę bezpośrednio na Twoją skrzynkę plik word z wzorem 3 dokumentów (faktura bez VAT, ewidencja sprzedaży, ewidencja kosztów).

 

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Artykuły związane z działalnością nierejestrowaną, które mogą Cię zainteresować:

1. Macierzyństwo i biznes? Działalność nierejestrowana – definicja, warunki i podstawowe informacje – Tutaj.

2. Działalność nierejestrowana, a kasa fiskalna 2019. Sześć informacji dla przedsiębiorczych mam – Tutaj.

3. Urlop wychowawczy, a prowadzenie działalności nierejestrowanej – Tutaj.

4. Działalność nierejestrowana, a sklep online? Wywiad z mecenas Kingą Konopelko o prawnych aspektach biznesów prowadzonych przez przedsiębiorcze mamy – Tutaj.

5. Biznes i macierzyństwo? Świadczenie rodzicielskie, a działalność nierejestrowana – Tutaj.

6. Działalność nierejestrowana, a świadczenie pielęgnacyjne 2019 – Tutaj.

7.Działalność nierejestrowana, a urlop macierzyński 2019 – Tutaj.

8. Działalność nierejestrowana, a umowa zlecenia – Tutaj.

9. Prawa matek, a działalność nierejestrowana. Sześć plusów i minusów prowadzenia działalności nieewidencjonowanej – Tutaj.

10. Ulga na start, a prawa przedsiębiorczej mamy. Plusy i minusy ulgi na start – Tutaj.

Hits: 3988

10 thoughts on “Biznes i macierzyństwo? Działalność nierejestrowana – faktury, rachunki i ewidencja sprzedaży.

  1. Witam, bardzo dziękuję za ten wpis 🙂 ALe mam też pytanie – a nie znalazłam konkretnej odpowiedzi… Czy mamy przebywające na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim mogą prowadzić działalność nierejestrowaną?

    1. Tak 🙂 Przepraszam, że nie znalazła Pani odpowiedzi…to wpis wprowadzający i miały być kolejne i będą! 🙂 Właśnie ruszamy z reaktywacją tego tematu – działalności nierejestrowanej. Zapraszam też do grupy na Facebooku – przedsiębiorcze mamy. W czwartki o 21.00 (w I i IV czwartek miesiąca) prowadzę tam #kwadransprawny – LIVE dot. tematyki działalności nierejestrowanej. 🙂

  2. A czy koszty w jakikolwiek sposób można odliczyć od podatku? Czy po prostu przy tej formie działalności nie mają wpływu? Raczej chodzi po prostu o ewidencję przychodów?

    1. Dzień dobry. Koszty można odliczyć od podatku (na koniec roku). Podatek płacimy jedynie od dochodu. Proszę jedynie zwrócić uwagę, że o ile podatek płacimy od dochodu (i możemy odliczyć koszty), o tyle w przypadku limitu – liczymy przychód należny i nie ma mozliwości odliczenia kosztów. To dwie różne sytuacje i najlepiej prowadzić dwie oddzielne ewidencje/tabelki.

  3. Czyli w takim razie jeśli planuje prowadzić taką działalność i świadczyć usługi stylizacji paznokci nie usze mieć kasy fiskalnej tak ?

  4. Dzień dobry,

    udzielam korepetycji. Jedna z mam, prosiła o wystawienie faktury zbiorczej z miesiąca. Jak powinien wyglądać taki dokument? Jak zaznaczyć to w ewidencji? Będą to 4 lekcje, z różnymi datami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Close

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Więcej informacji.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close