Działalność nierejestrowana? Jak prawidłowo archiwizować i przechowywać dokumentację. Wywiad z Malwiną Angerman-Kowalską.

O dokumentach w działalności nierejestrowanej pisałam już kilka razy. Możesz na mojej stronie przeczytać artykuły dotyczące ewidencji sprzedaży, kosztów, faktur czy rachunków. Pisałam też o kwestiach podatkowych. Nigdy jednak nie poruszyłam tu bardzo ważnego zagadnienia jakim jest archiwizacja dokumentów w działalności nierejestrowanej. Do pracy nad tym artykułem zaprosiłam eksperta w dziedzinie archiwizacji. Zadałam jej takie pytania, jak: czy w działalności nierejestrowanej trzeba archiwizować dokumentację, jak to prawidłowo robić, na jakich zasadach i jak długo. O z pozoru nudnych sprawach Malwina opowiada z pasją. Zaparz sobie kawę, przeczytaj wywiad a wiedzę, którą tu uzyskasz od razu wdróż w swoim biznesie!

Zobacz tutaj: Działalność nierejestrowana. Faktury, rachunki, ewidencje.

Malwino, napisałaś e-book o archiwizacji dokumentów? Dlaczego, skąd taki pomysł? Jak cel Tobie przyświecał?

Z zawodu jestem archiwistką. Doświadczenie zdobywałam w jednej z dużych instytucji finansowych w Polsce, w której byłam odpowiedzialna za obszar archiwum obejmujący procesy związane z obiegiem dokumentów i ich archiwizacją.

Obserwując rynek zauważyłam, że niewiele jest firm, które oferują wsparcie w zakresie procesów związanych z obiegiem dokumentów i ich archiwizacji mikro przedsiębiorcom, a nawet firmom z sektora MŚP. Brakuje również edukacji w tym zakresie. Zazwyczaj przedsiębiorcy są skazani na poszukiwanie informacji w morzu przeróżnych źródeł lub zdanie się na przedstawiciela firmy outsourcingowej, która za odpowiednią opłatą z chęcią zdejmie ten “przykry” obowiązek z barków klienta. Oczywiście nie ma w tym nic złego. Outsourcing jest bardzo dobrym rozwiązaniem, ale musimy pamiętać, że nie każda firma ma zasoby, aby sobie na to pozwolić.

Stąd pomysł na prowadzenie bloga Archiważne.pl, na którym dzielę się swoją wiedzą, a przedsiębiorcy mają możliwość w jednym miejscu zweryfikować informacje dotyczące obiegu i archiwizacji dokumentów.

Z kolei mój pierwszy produkt, e-book “Ogarnij papiery. Zrób porządek w dokumentach w 5 krokach”  powstał w odpowiedzi na wiele pytań, które dostawałam za pośrednictwem social media od osób prywatnych. Każdy z nas posiada dokumenty, nie mam co do tego wątpliwości. Często przechowujemy je w szufladach, kartonach, nie do końca mając świadomość po co? Postanowiłam przygotować krótki poradnik, w formie workbooka, z którym każdy z nas będzie mógł uporządkować swoje dokumenty w 5 krokach.

Dlaczego porządek w papierach jest taki ważny? Po co musimy archiwizować dokumenty?

W pracy zawodowej wiele razy przekonałam się, że porządek w papierach to podstawa. Prawidłowa archiwizacja dokumentów, przechowywanie ich przez odpowiedni czas, zapewnienie możliwości łatwego wyszukania odpowiedniego dokumentu często, bezpośrednio, przekładają się na finanse przedsiębiorstwa. Zniszczenie dokumentów przed upływem terminu ich przechowywania może skutkować karą finansową nałożoną przez Urząd Skarbowy. Z kolei przechowywanie dokumentów, zawierających dane klientów, po upływie terminu ich przechowywania, naraża firmę na kary z tytułu naruszenia RODO. To tylko dwa, moim zdaniem najczęstsze “przewinienia względem dokumentacji”, które w realny sposób mogą wpływać na koszty prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Z kolei w przypadku dokumentów prywatnych, stanowią one głównie zabezpieczenie naszych interesów. Świadectwa pracy, akty urodzenia, akty notarialne, umowy kupna-sprzedaży samochodu czy nieruchomości. Oczywiście, że są to dokumenty, które można odtworzyć. Jednak wiąże się to z poświęceniem czasu, wniesieniem wymaganej opłaty, a następnie oczekiwaniem na wydanie duplikatu. Czy jest sens ryzykować i narażać się na dodatkowy stres, jeśli możemy łatwo i sprawnie uporządkować i utrzymać ten porządek w swoich dokumentach? 

Co musimy archiwizować w działalności nierejestrowanej?

Prowadząc działalność nierejestrowaną będziemy mieć w obiegu takie dokumenty jak na przykład: umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy powierzenia danych, uproszczoną ewidencję sprzedaży, ewidencję kosztów, faktury, które wystawiamy dla klientów, różnego typu pokwitowania, rachunki, paragony i faktury kosztowe za zakup materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności. Mogą również pojawić się faktury za szkolenia, faktury za media. A także deklaracje podatkowe PIT i ewentualnie VAT, w niektórych rodzajach działalności.

Jak archiwizujemy? Czy warto stworzyć oddzielny folder w komputerze? Przeznaczyć teczkę?

  • Osobiście zawsze polecam archiwizowanie dokumentów zarówno w formie tradycyjnej, papierowej jak i ich elektronicznych wersji. Takie rozwiązanie pozwala na zabezpieczenie dostępu do dokumentów. Korzystając w bieżącej pracy ze skanów, nie niszczymy oryginałów. Natomiast w razie utraty wersji elektronicznych dokumentów, możemy na nowo zeskanować dokumenty papierowe.
  • Idealnym rozwiązaniem jest przeznaczenie jednej teczki oraz jednego folderu na dysku na konkretny rodzaj dokumentów. W takiej teczce czy folderze będziemy umieszczać dokumenty z danego miesiąca, kwartału czy roku.
  • Jak to wygląda w praktyce? Dla przykładu: przeznaczamy jedną teczkę na faktury kosztowe i wkładamy do niej papierowe wersje dokumentów, najlepiej w porządku chronologicznym. Natomiast na dysku zakładamy folder dla danego roku rozliczeniowego oraz podfoldery dla każdego miesiąca w roku i w nich umieszczamy faktury dotyczące wybranego okresu.

W jaki sposób zabrać się za prawidłowe przechowywanie dokumentów, z czego korzystać a czego unikać (teczki, folie, spinacze?)?

  • Należy unikać przechowywania dokumentów w foliowych koszulkach oraz z metalowymi elementami. Folia oraz metalowe części mogą uszkodzić dokument.
  • Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie papierowych, wiązanych teczek lub tzw. wąsów (klipsów) archiwizacyjnych.

Stworzyć rejestr dokumentów i jakie dane powinny się w nim znaleźć?

  • Rejestr dokument to moim zdaniem najważniejszy element w procesie archiwizacji. Dzięki niemu mamy pełną kontrolę nad przechowywanymi dokumentami.
  • Nie musi być on bardzo rozbudowany, jednak najważniejsze dane, jakie powinny się znaleźć w takiej ewidencji to: rodzaj dokumentu, rok jego wytworzenia i termin przechowywania. Jest to absolutne minimum. Warto również wskazać nazwę wystawcy dokumentu oraz miejsce jego przechowywania, np. żółta teczka z etykietą “Faktury 2005”.

Jak długo archiwizujemy poszczególne dokumenty?

W przypadku dokumentów związanych z prowadzeniem nierejestrowanej działalności gospodarczej, zdecydowaną ich większość należy przechowywać przez okres 5 lat. Nie jestem w stanie wskazać wszystkich terminów przechowywania, gdyż zależą one od konkretnych rodzajów dokumentów, które w danej działalności są w obiegu.

Przy czym pamiętajmy, że termin przechowywania rozpoczynamy liczyć od 1 stycznia roku następnego, po dacie wytworzenia dokumentu.

Jak się pozbyć dokumentów jeśli upłynął czas archiwizacji? Wyrzucamy, kasujemy czy przenosimy do innego folderu/teczki na dokumenty których termin ważności upłynął?

Po upływie terminu przechowywania dokumenty należy zniszczyć w taki sposób, aby uniemożliwić odczytanie ich treści. Najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie niszczarki.

Pamiętajmy, że ze względu na obowiązujące przepisy RODO, nie wolno nam przechowywać dokumentów zawierających dane klienta, dłużej niż obliguje nas do tego prawo.

Co ważne, jeśli niszczymy oryginał dokumentu to również mamy obowiązek usunąć jego wersje elektroniczne.

Czy damy radę sami zadbać o dokumenty, czy warto skorzystać z pomocy biura albo Twojego e-booka?

W przypadku działalności nierejestrowanej uważam, że posiadając podstawową wiedzę w zakresie archiwizacji, jesteśmy w stanie samodzielnie zadbać o dokumentację. Skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej oczywiście nie jest zabronione, ale nie jest też niezbędne. W przyszłości, gdy nasza działalność zacznie się rozwijać a liczba dokumentacji rosnąć, jak najbardziej warto rozważyć skorzystanie z zewnętrznego wsparcia w zaprojektowaniu procesu i jego optymalizacji.

Jednak myślę, że na początku z pomocą mojego e-booka, bez problemu można samodzielnie ustalić sposób postępowania z dokumentacją i wyrobić nawyki z tym związane. A także zadbać o terminowe przechowywanie dokumentów.

Czy masz jakieś zasady, którymi kierujesz się by utrzymać porządek w papierach? Jakieś rady dla osób startujących z biznesem na próbę?

Moim zdaniem najważniejsza jest regularność. Porządkowanie i archiwizacja dokumentów na bieżąco. Jeśli będziemy to odkładać w czasie, liczba dokument będzie rosła. A motywacja do ich uporządkowania będzie maleć. Nie zdajemy sobie sprawy, że poświęcenie kilku minut dziennie na uporządkowanie dokumentów z danego dnia zaraz po zakończeniu pracy, pozwoli nam zaoszczędzić godziny pod koniec miesiąca czy kwartału, gdy dopiero wtedy sobie o tych papierkach przypominamy.

Jeśli startujemy z biznesem, tym bardziej przyłóżmy się do zachowania swoich dokumentów w należytym porządku. Chociaż mam świadomość, że jest mnóstwo innych obowiązków, którymi na starcie musimy się zająć. I wiem, że są one pilniejsze niż ta cała papierologia. Jednak uważam, że startując z własnym biznesem poziom adrenaliny jest na wystarczająco wysokim poziomie i lepiej sobie go nie dokładać, gdy będziemy musieli na szybko odnaleźć jakiś dokument w razie kontroli czy sporu z klientem.

Dziękuję za rozmowę i podzielenie się cennymi wskazówkami.

Dziękuję.

O rozmówcy:

Malwina Angerman-Kowalska

Archiwistka optymalistka. Rozciąga dobę optymalizując wszystko, co tylko się da. Zawodowo zajmuje się procesami obiegu dokumentów, archiwizacji i digitalizacji.  Właścicielka marki Archiważne, która oferuje wsparcie dla przedsiębiorców w zakresie projektowania i usprawniania procesów, w których wykorzystywane są dokumenty, zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Prywatnie żona i mama dwóch córek, 5-letniej Anieli i 2-letniej Dobrawy.

 

Hits: 341

Dodaj komentarz